Voici le compte rendu d’un rédacteur de PC World qui a passé une semaine sans aucun logiciel desktop… C’est vraiment intéressant à lire et moi qui rédige mon mémoire sur les applications en ligne, ça me fait croire que j’ai bien raison de bosser sur ce sujet !! 🙂
“La rédaction de PC World m’a demandé d’abandonner les applications desktop pendant une semaine et de travailler uniquement sur le web – je ne suis toujours pas revenu aux applications desktop…À la fin de la semaine en question, je pouvais revenir à mes « vrais » programmes et faire le compte-rendu de mes expériences amusantes avec les substituts en ligne.
Mais ma petite aventure a pris une tournure inattendue : trois semaines plus tard, je vivais toujours sur le web, sans avoir nullement l’intention de revenir définitivement à Office.
Évidemment, il y a certaines choses que les applications en ligne ne peuvent pas faire, comme ripper et graver des CD ou capturer des saisies d’écran. Mais pour la majorité de mon travail, l’aspect pratique du stockage et de la modification des documents et du courrier en ligne compense les inconvénients et les fonctionnalités qui manquent à Google Docs, Zoho Office, Gmail, etc. Google et Zoho m’ont fourni tous les outils dont j’avais besoin et d’autres sites comme ThinkFree offrent des fonctionnalités similaires.
Il se peut que le web ne remplace pas vos applications habituelles si vous avez besoin d’aller au-delà d’une utilisation élémentaire de l’e-mail, du traitement de texte et des feuilles de calcul – ou si votre connexion Internet est lente. Mais vous seriez surpris de constater tout ce qu’il est possible de faire avec un navigateur.
De plus, les suites bureautiques en ligne vous permettent de faire une chose que les applications installées localement ne permettent pas: collaborer avec d’autres sur des documents en temps réel, sans tenir compte de l’emplacement physique de chaque personne. Voici comment je suis devenu un véritable partisan – et ce que vous êtes en droit d’attendre si vous décidez de faire le grand saut.
La fin d’une dépendance
Je suis Outlookolique. Bien que le reste de la suite bureautique de Microsoft ne me fasse ni chaud ni froid, la moindre perspective de quitter mon précieux client de messagerie et mon gestionnaire d’informations personnelles me donne des palpitations.
J’ai pourtant configuré Gmail pour qu’il télécharge les courriers POP3 dont s’occupait auparavant Outlook. Comme j’avais paramétré Outlook afin qu’il laisse les messages sur le serveur pendant deux semaines, Gmail a rassemblé la quasi totalité de mon courrier professionnel, ce qui facilite considérablement la transition. Configurer Gmail pour qu’il utilise l’adresse ‘reply-to’ de mon compte POP3 plutôt que mon adresse Gmail n’a posé aucun problème non plus. Personne n’a remarqué que j’avais mis Outlook au rebut au profit de Gmail.
J’ai dû m’adapter à utiliser les libellés de Gmail plutôt que les dossiers d’Outlook pour organiser mon courrier, mais maintenant que j’ai compris comment les utiliser, je les préfère aux dossiers d’Outlook. Avec les libellés, les nouveaux messages entrants dans le même fil de discussion reçoivent automatiquement le même libellé (je peux également en ajouter d’autres) et la totalité du fil de la discussion revient dans ma boîte de réception avec le nouveau message. Résultat : j’archive les e-mails intrépidement, en sachant qu’ils réapparaîtront quand j’en aurai besoin. J’ai toujours dû m’occuper quotidiennement de ma boîte de réception, mais maintenant, elle est presque toujours vide.
En fin de compte, j’ai exporté mes contacts et mon agenda Outlook en fichiers CVS, je les ai importés dans Gmail et Google Agenda – ce qui m’a libéré d’Outlook.
Gmail n’offre pas de moyen simple d’importer vos e-mails de clients desktop (ce serait bien d’y penser, les gars), mais les rares fois où j’ai eu besoin de consulter un ancien message, j’ai simplement ouvert Outlook, jeté un œil et aussitôt refermé le programme. Ceux qui utilisent l’e-mail IMAP n’auront même pas ce problème car tous les messages IMAP sont stockés sur le serveur et Gmail peut aisément aller les chercher.
Au début, je me faisais du souci à propos de la faculté qu’avait Outlook d’intégrer le courriel et les tâches de l’agenda. On peut en effet faire glisser un message Outlook et le déposer dans l’agenda pour créer un rendez-vous; Outlook place le corps du message comme description du rendez-vous et utilise le sujet du message comme sujet du rendez-vous. Mais Google fait encore mieux : Choisissez « Créer un événement » en lisant un message Gmail et le programme cherchera les dates et heures du message et remplira pour vous les champs de l’Agenda. Cette méthode fonctionne uniquement si le message est écrit en anglais.
Mots et chiffres
Il est trop tôt pour dire si je vais rencontrer l’un ou l’autre défaut dans Google Docs. J’aime les fonctionnalités de collaboration : si quelqu’un que j’ai invité à modifier mon document accepte de le faire et commence à travailler dessus, un petit pavé apparaît dans le bas de l’écran, m’informant que la personne modifie le document. Les modifications sont effectives quand celui qui les fait clique sur Enregistrer et je peux les voir en cliquant sur Enregistrer ou en rafraîchissant la page du navigateur.
Mais j’ai rencontré des problèmes. Tout d’abord, mes documents s’imprimaient avec de minuscules en-têtes et bas de page. J’ai finalement découvert que c’était le navigateur qui les insérait et j’ai trouvé comment les faire disparaître. De même, ni Google Docs ni Zoho Writer ne pouvait imprimer correctement un document tabulaire Word qui utilisait la barre d’espace – plutôt que des tabulations – pour aligner verticalement des éléments d’un tableau. OpenOffice.org et Word ont tout deux imprimé correctement le fichier.
Et bien que vous puissiez envoyer d’un simple clic un document Google à une personne figurant dans vos contacts, Google Docs et Spreadsheets ont insisté sur le fait qu’une des adresses e-mail n’était pas valable (alors que cela fonctionnait dans Gmail).
Si un pépin de ce genre vous fait hésiter à abandonner vos applications desktop, vous devriez aimer le plug-in de Zoho Office pour la synchronisation des fichiers Office locaux avec le serveur Zoho. Les fichiers sont alors disponibles tant en ligne qu’offline. Malheureusement, Zoho Show a eu du mal à afficher correctement plusieurs présentations PowerPoint complexes. Et Zoho Viewer a mystérieusement refusé d’ouvrir un fichier PDF de 5 Mo, bien que sa limite soit de 10 Mo et qu’il lit sans problème d’autres PDF. (De nombreuses applications en ligne fixent une limite pour la taille autorisée des documents.)
Bien que je n’aie jamais utilisé One Note de Microsoft pour organiser mes recherches, je compte désormais beaucoup sur Google Bloc-notes. Zoho Notebook est même meilleur – mais c’est si simple d’utiliser des applications liées entre elles. Par exemple, je peux envoyer des documents de Google Docs à Gmail d’un simple clic ; pour envoyer un document Zoho avec Gmail, je dois d’abord l’enregistrer sur le disque ou faire un copier-coller manuel du lien web entre les deux applications.
Pourtant, la suite d’outils en ligne Zoho comprend plusieurs outils qui sont ostensiblement absents de Google, dont Zoho Creator pour la création de bases de données.
Où que j’aille, elles sont là
La connectivité est manifestement importante avec les applications web. Les longs trajets en train et en avion vous séparent généralement de vos données hébergées sur le web (ce qui ne constitue pas un problème pour moi qui prends mon vélo pour parcourir le trajet qui sépare mon domicile de mon travail).
Il se pourrait bien que même ce problème-là disparaisse dans un futur proche. Les ingénieurs de Google peaufinent un plug-in de synchronisation offline, Google Gears. Mais pour l’instant, seul le lecteur de fils RSS de Google est parfaitement compatible avec Google Gears.
Via Google Gears, Zoho Writer offre une compatibilité partielle, vous permettant de mettre en mémoire cache des versions ‘lecture seule’ de documents et de les visualiser tout en étant offline. Mais au moment où vous lirez cet article, l’entreprise doit probablement offrir une synchronisation offline complète.
Autre problème majeur des applications en ligne : que se passe-t-il si une catastrophe naturelle ou un crash du serveur efface vos données ? Google affirme effectuer une sauvegarde des fichiers de données presque aussi souvent que les utilisateurs les modifient et la réponse officielle de Zoho est « ne vous en faites pas. » Mais par mesure de sécurité, il vaudrait mieux télécharger et archiver régulièrement vos documents-clés –une connexion à grande vitesse est décidément indispensable si vous voulez de troquer les applications desktop par des applications web. Mais cela, on s’en doutait un peu.
Les problèmes de confidentialité peuvent en effrayer plus d’un. Vous devez faire confiance à une tierce partie afin qu’elle protège vos e-mails et autres données non cryptées sur leurs serveurs.
Mais pour moi, l’aspect pratique supplante le risque que Google prenne la sécurité par-dessus la jambe. J’aime être à une connexion Internet et un clic de souris de mes documents sur le web…”
Et vous, prêts à passer au tout en ligne ? 🙂