Hello ! Ce matin, je suis tombé sur lesaffaires.com qui a eu la bonne idée de repenser notre bureau de travail… mais sans une once de papier ! Bon, j’apprécie l’écologie et quand j’ai le choix, je privilégie toujours le papier recyclé (mon mémoire est en papier recyclé, j’écris sur du papier recyclé, les blocs notes de chez moi sont recyclés… ;-) Mais autant ne pas trop utiliser de papier tout de même !

Voilà ce que Gilles Larose nous propose en en 5 étapes :

1) La numérisation des dossiers
2) Leur stockage
3) Leur classement
4) Leur protection
5) Leur récupération

1) La numérisation des dossiers avec un scanner

Vous possédez probablement un appareil multi-fonctions qui peut imprimer, copier, télécopier et numériser vos documents une page à la fois. Cet appareil n’est d’aucune utilité dans la numérisation massive de vos dossiers. Ou encore, un monstre bruyant qui sert de photocopieur, de télécopieur, d’imprimante rapide et de numériseur. Il peut probablement numériser recto-verso sans intervention de votre part. Mais pendant qu’il numérise, il ne fait rien d’autre. Vous trouverez sur le marché d’autres fabricants qui offrent des numériseurs de table performants.

2) Le stockage des documents

Aujourd’hui, pour ajouter un disque rigide de haute capacité vous permettant d’emmagasiner vos dossiers en papier, il vous en coûtera davantage en frais d’installation qu’en équipement. Vous pouvez aussi bien, pour un montant inférieur à 100 dollars par mois, stocker le contenu de 25 tiroirs de classeur bien rempli sur les serveurs Web de firmes spécialisées qui incluent des fonctions de gestion de documents avec leur logiciel. En agissant ainsi, vous éliminez la nécessité de faire des copies de sécurité et de les entreposer dans votre coffre de sûreté à la banque.

3) Leur classement

En règle générale, les numériseurs vendus sur le marché sont livrés avec un logiciel de classement. Vous pouvez tout aussi bien utiliser un logiciel de gestion de base de données clients, tels ACT, Maximizer et Kronos Web.

4) Leur protection

Si vous conservez vos dossiers numérisés sur un disque rigide situé dans vos locaux, vous devez prendre deux précautions très importantes :
> Faire des copies sur une base régulière (quand vous numérisez beaucoup de nouveaux documents) et les conserver de façon sécuritaire ailleurs que dans vos locaux.
> Vous assurez que ces dossiers, contenant souvent des renseignements personnels confidentiels, ne puissent être facilement piratés électroniquement ou physiquement.

5) Leur récupération

Pour facilement récupérer un document numérisé au moment voulu, apprenez à utiliser le logiciel inclus avec votre scanner ou mieux, associez les documents numérisés au dossier du client dans votre base de données sur vos clients.

Bref, tout ceci demande quand même beaucoup de temps et une certaine organisation. En effet, je pense qu’il faut séparer les tâches mais au final, ce sera un gain de temps et de papier, votre  bureau et la nature s’en porteront mieux :-), la rapidité de retrouver un document sur votre disque dur par rapport a une feuille a4 parmis vos dossiers. Au niveau du travail, vous le constaterez également.

Alors, êtes-vous prêts à numériser vos documents qui peuvent l’être ?




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