2021 : comment je m’organise ?

Voilà quelques semaines que je voulais répondre à l’écrit à cette question que l’on me pose régulièrement : « Tu sembles faire plein de choses… mais comment tu t’organises ? ». On m’imagine même parfois avec des gens qui travaillent pour moi, qui s’occupent de mes affaires, tout ça tout ça. Ha-ha !

À la fin de cet article, n’hésitez pas à me dire aussi quelle est votre organisation optimale, ou vos idées farfelues d’organisation, ça peut aider certaines personnes !

Mes journées font 24 heures, je dors suffisamment pour être en forme et le reste du temps… je m’organise pour d’une part « travailler » (je reviendrai sur ce terme plus tard) et d’autre part organiser le quotidien et le temps long pour me permettre ensuite de continuer de… travailler vivre.

Travailler ?

Quand je vous parle de travail, je parle de mon métier : designer. Mais ça n’est pas un métier pour moi, c’est bien plus que ça. C’est une façon d’agir et d’être à mon environnement, une façon de comprendre, de transmettre, de créer, d’agir, d’interagir… Bref, c’est un peu tout. Pour moi, je suis designer aussi dans mes lectures, dans mes apprentissages autour de la résilience, de l’autonomie, dans mes discussions, dans ma façon de penser mon domicile et mes actions en général… tout ça, je le regroupe sous l’étiquette de « designer » faute d’avoir un autre mot pour mieux parler de ça.

Des fois, je pense aux artisans, en constatant que mon métier n’a rien à voir avec de la production de masse, industrielle et globalisante. Je pense aux artisans aussi car chacun de mes projets est réfléchi et conçu sur-mesure, avec – entre-autre – un travail de recherche en amont. Mais je ne le volerai pas ce nom de métier comme le marketing a piqué le mot « design » pour en faire le sien.

Alors, même si le design possède aujourd’hui une image détournée et obsolète (oui, il paraît que n’importe qui peut être designer, que c’est un métier de mode, un métier à la solde du capitalisme, un métier parfois critiqué disant que chaque action d’un designer revient à détruire la planète, etc.), j’aspire toujours à réhabiliter ce mot à ma façon (voir ma conférence sur le sujet). Et à mes yeux, être designer, c’est difficile, c’est beaucoup d’efforts, ça n’est pas un passe-temps, ça n’est pas détruire le monde, ça n’est pas faire que « penser / parler » et ne rien faire d’autre, ça n’est pas détruire l’environnement en connaissance de cause, etc.

Bref, le travail n’est pas une peine pour moi car depuis longtemps je l’ai dissocié de « gagner de l’argent » et je l’ai aussi dissocié de « faire des choses pour des clients ». Mon travail c’est ça mais c’est aussi quand je me forme à de nouveaux apprentissages (le bois, la permaculture, l’apiculture, la langue des signes, etc.), c’est aussi quand je diminue mes revenus volontairement, c’est quand j’essaye de transmettre mes idées et mes idéaux (certains parleront d’éthique) aux étudiants et aux autres en général. Je fais du design quand on me demande de prendre la parole devant des étudiants, quand je fabrique des choses en bois, des affiches, quand je fais de la photo, quand je me bricole un disque dur de survie, bref. Vous avez compris je crois 🙂

Le temps ?

Aucune journée ne se ressemble… Des fois, je passe la journée à mon bureau à écrire, dessiner des interfaces, créer des affiches, des identités visuelles, préparer des cours, etc. Des fois, je n’ai pas une seconde pour être assis à mon bureau. Je n’ai pas de « morning routine » ou de « daily routine ». Et j’ai beau lire tous les articles Medium qui me disent comment bien m’organiser, je trouve toujours cela trop élaboré, trop sophistiqué, trop ritualisé… Si j’appliquais tout cela, (et j’ai essayé parfois), ça me ferait perdre du temps.

En gros, je prends ma liste de tâches dans l’ordre et je les fais. C’est tout.

Cependant, j’ai lu des ouvrages comme GTD (Getting Things Done) avec quelques principes que j’ai retenu :

1. Si ça demande moins de 5 minutes : je le fais maintenant.
2. Les gros projets doivent être découpés en petites tâches pour être réalisés.
3. Je crée trois listes : choses à faire, choses en cours, choses terminées.

Mais bon, tout ceci semble peut-être évident ? Je fonctionne comme ça depuis plus de 10 ans et c’est ce qui est de plus léger pour moi.

Quels outils pour organiser mon temps ?

Là aussi c’est simple, j’ai deux outils : un calendrier et l’outil en ligne Trello. Mon calendrier me sert à décharger de ma mémoire les choses à long terme : un voyage en train, une conférence à donner, une interview à répondre, un appel à faire, un cours à donner, une sortie que j’ai prévue de faire, etc.

Pour Trello, c’est un peu plus travaillé. En gros, comme je vous le disais plus haut, j’ai trois colonnes principales :

1. Les tâches à faire (toutes les tâches… pas seulement celles de la journée)
2. Les tâches en cours (là par exemple, écrire cet article)
3. Les tâches terminées

Et j’avance comme ça. Chaque soir, je regarde la liste des choses accomplies dans la colonne « tâches terminées » pour voir un peu comment j’ai avancé et je vide cette liste. J’en profite aussi pour remettre dans le bon ordre les tâches que j’envisage de faire le lendemain.

J’ai d’autres colonnes annexes comme :

1. Les formations que je vais faire
2. Les objets / outils que je souhaite récupérer / acheter d’occasion
3. Les choses que je vais fabriquer
4. etc.

J’ai essayé des outils de chronomètre, j’ai essayé la méthode pomodoro et plein d’autres choses. En fait, une simple liste, ça me suffit.

Mes outils ?

Mes outils sont simples et ce sont les mêmes depuis des années. J’essaye malgré tout d’en enlever toujours pour désencombrer et tendre vers le moins. Aujourd’hui, j’arrive à avoir besoin seulement, pour travailler et m’organiser que de :

Mes outils tangibles :

• Mon cerveau, mes mains, mes yeux, mon vécu…
• Un seul ordinateur (une Surface Pro d’occasion 16 GO de ram, processeur i7 et 500Go de disque dur, ça me suffit amplement)
• Un carnet et des crayons, feutres, etc.
• Un smartphone et un appareil photo

Mes outils intangibles (logiciels) :

• Notepad ++ pour tout
• Photoshop, Fontforge, Illustrator, inDesign pour le visuel
• Filezilla pour transférer
• Atom pour coder
• Firefox et un VPN
• NexusFont pour gérer mes typos sur Windows

Je n’ai pas et je ne veux pas :

• De Mac
• De double écran
• De Wacom Cintiq ou équivalent
• De bureau électrique qui monte tout seul
• De chaise ergonomique
• De tablette iPad pro ou autre
• De souris ergonomique
• De casque audio type Marshall, Bose, Beats, etc.
• De clavier en plus
• De support à ordi portable
• De montre connectée
• etc.

[EDIT pour les âmes sensibles : quand j’écris « je n’ai pas et je ne veux pas » c’est que peut-être que tous ces objets, je pourrais en avoir besoin (et encore…) mais au fond de moi je sais que je n’en veux pas car ça va me rendre malheureux de les posséder, ça va m’aliéner, ça va me coûter de l’argent et du temps. Et je sais que certains d’entre vous ont certains de ces objets, alors pour ceux-là je l’écris ici : je ne dis pas que si vous avez tout ça c’est « mal », vous avez ce qui vous plait. Pour ma part, ça me ralentirai. [/FIN]

Organiser les projets clients et les projets personnels

En 2010 j’avais décidé de me réserver une journée par semaine aux projets « personnels ». C’était le vendredi. Puis, j’ai très vite changé en inversant et ne faisant plus que des projets personnels et « à côté » des projets professionnels de temps en temps, sur mon « temps libre ».

Pour y arriver, j’ai essayé très fort de me dire que l’argent des projets professionnels me permet d’avoir de la liberté sur les projets personnels. Cela me permet donc de créer des projets personnels qui ne soient pas forcément « rentables », au contraire, ils sont quasiment tous gratuits, opensource, ouverts… Pour continuer sur cette organisation avec les projets professionnels, depuis plusieurs années je diminue volontairement mes revenus ce qui libère forcément du temps au profit des projets personnels.

Un autre point aussi dans mon organisation, c’est que je gère mes projets personnels comme des projets professionnels. Avec des délais, des engagements et le travail le plus qualitatif que je puisse fournir.

La bataille du temps

L’autre jour, un ami designer me disait qu’il n’arrivait pas à faire passer son temps de projets personnels tant qu’il n’avait pas terminé ses projets clients. Et comme il avait toujours des projets clients… et bien il n’avançait jamais ses projets personnels !

J’ai eu le même problème par le passé et je l’ai résolu (en partie) en mettant en face à face mon « temps de vie » forcément limité ; face au temps de vie du client et de son projet. Qu’est-ce qui est plus important ? Qu’est-ce qui compte le plus ? Alors oui, bien évidemment, je vends une partie de mon temps de vie pour avoir de l’argent pour payer mon loyer mais le reste de mon temps de vie est à moi, il m’appartient et c’est pour me le rappeler que même quand je suis en plein projet professionnel, je prends le temps de lire, de faire du sport, de sortir prendre l’air, etc.

C’est une façon assez personnelle de me réapproprier mon temps, d’avancer aussi sur les projets personnels mais aussi de me maintenir en bonne santé mentale et physique pour justement continuer à vendre ce temps pour gagner de l’argent et pour payer mon loyer, etc.

Un autre point qui me libère du temps ce sont mes raisonnements éthiques. Je fais beaucoup de tri de cette manière. Quand j’estime qu’un projet va à l’encontre de mes valeurs, de mes engagements par ailleurs, de mes idéaux, je passe à autre chose. Cela me fait faire des concessions et m’oblige à adapter mon mode de vie à mon éthique et pas mon éthique à mon mode de vie. Toujours à cet ami je parlais de mon rapport à l’éthique comme d’une forge. Plus je lis, apprends, comprends et oriente mon éthique, plus je martèle ce qui me servira à trancher par la suite dans mes décisions.

Conclusion

À l’heure où j’écris ces dernières lignes, je reçois un message privé sur Twitter me demandant si j’ai des lectures à conseiller sur mon organisation. Ça tombe bien donc, je viens de terminer cet article ! Vous l’aurez compris en me lisant, ceci est avant tout un témoignage personnel car s’organiser, c’est pour moi très lié à mon quotidien, à ma façon de vivre et les deux se modèlent l’un l’autre. C’est lié aussi :

• au choix de mes outils
• au choix de ce qui ne m’encombre pas
• au choix de mes priorités
• à mon organisation dans le temps long / temps court
• et aux choix sur les micro-détails du quotidien.

Enfin, j’essaye de faire en sorte que mon organisation soit surtout quelque chose de minimaliste et de souple pour ne pas me rendre fou ou ne pas passer plus de temps à organiser mes tâches qu’à les faire. En somme : une liste d’actions à faire. Et faire ces actions, c’est le mieux que j’ai trouvé pour l’instant.